设计院技术信息资源管理系统开发与应用
冯爱军
北京城建设计研究总院有限责任公司
摘 要：本文简要介绍了北京城建设计研究总院技术信息资源管理系统的功能定位、软件开发、应用推广情况，并结合该系统的开发与实施，提出了设计院信息化的意见和建议。
关键词：信息化管理、技术资源、科研管理
建设部在《全国工程勘察设计行业2000-2005年计算机应用工程及信息化发展规划纲要》中，明确提出了“以发达国家相应行业现有的水平为参照，勘察设计单位于2005年建成以网络为支撑，专业CAD应用为基础，工程信息管理为核心，工程项目管理为主线，使设计与管理初步实现一体化的集成应用系统”的发展目标。
作为有着45年历史且专长城市轨道交通的大型设计院，北京城建设计研究总院很早就把企业信息化作为企业管理的一个重要方面。通过对多家设计院信息管理系统的调研及总院信息化管理架构的搭建，我们把设计院信息化管理的切入点选择为技术信息与科研项目管理，企业信息化的第一步是建立“技术信息资源管理系统”。该系统由我院和理正软件研究院共同开发，已于2003年7月正式投入使用，目前系统运行良好。本文把开发与推广过程中的体会写出来，以求同行共勉。
一、系统功能开发
企业的信息化管理，关键在于根据企业自身的管理模式与管理流程，建立可行的、合适的系统功能需求。我们把本系统的目标定位为实用性、开放性、先进性和可推广性。开发的技术路线是把控制的关口前移，侧重需求分析，加强过程控制，引进软件监理，重视后期推广。
1、系统功能定位
技术信息资源管理系统致力于搭建设计院信息资源管理中心，建立完善的信息资源数据库和信息采集、管理、维护、发布、检索共享为一体的数据管理体系，为全院职工及相关合作企业提供高效服务。资源管理系统开发包括以下内容：
1)利用先进的计算机技术、软件技术搭建设计院整体的信息资源中心；
2)建立完善的信息资源库，提供灵活的数据管理工具，实现内部高效的资源共享，有效的挖掘企业的信息资源；
3)完善信息管理体系，建成集数据采集、数据管理、数据维护、数据发布、数据共享为一体的数据管理体系；
4)建立信息库为全院职工（本埠、外埠）提供网络服务，传输本院、集团总公司和建筑行业的信息、文献、图库，建立数字化管理机制，使有关领导和每个职工及时掌握所需要的信息，以提高设计水平、设计效率、设计质量和管理水平，增加集团和设计院的企业竞争力，最终把设计院建成适应市场经济发展的优秀数字化企业。
5)信息库实现全文检索，建立详细的编码系统；
6)预留办公自动化系统和设计流程管理系统的接口。
7)实现图书规范管理，解决规范有效版本控制，图书规范借阅管理；
8)实现科研项目管理信息化，解决科研项目从立项、审批、实施、成果申报、存档的流程化管理。
9)确定系统的软硬件需求—保证系统的开放性和先进性；
10)建立完善的权限机制—实现系统的安全性目标
2、系统总体功能简介
根据确定的功能需求，我们将系统划分为六个子系统，分别是：
技术信息库子系统：实现各类信息的维护、共享。
图书规范库子系统：维护图书、规范信息和借阅记录。
公告信息子系统：实时发布规定、通知以及政策法规等公告类信息。
科研管理子系统：实现科研管理自动化。
日志管理子系统：提供详细准确的系统日志，便于查询统计。
系统管理子系统：提供详细安全的权限控制系统，保证系统安全正确。
各子系统集成在同一界面中，可以无缝跳转。
图1系统总模块图
各子系统之间数据相对独立。权限管理系统控制用户可以访问、操作的数据库，用户的每一部操作都记录在日志库中。
图2系统数据流示意图
3、技术信息库
技术信息库主要包括：院发文件库、文献库、图书库、定型图标准图库、设计前期文件库、科研成果库、软件库、管理文件库、设计档案库、院技术成果库、图片多媒体资料库。
各类信息下面可以分多层子项，实现多条件的查询统计，实现全文检索和模糊查询，可以添加、修改、删除信息。通过权限控制用户对信息的访问和维护。实现上传、下载、预览功能。实现详细、灵活的编码系统。
图3 技术信息库结构图
4、公告信息
实时规定、通知以及政策法规。规定通知：发布院级、部门级的规定或通知。接收对象可以是全院，也可以只针对部门或个人。政策法规：向全院职工提供相关的政策法规。普通用户可以浏览、查询，管理用户可以添加、修改、删除。
图4 公告信息功能结构图
5、图书、规范库功能设计
图书库模块除了图书信息维护的功能之外，还要求有图书借阅记录的功能。规范库的功能与图书库完全相同。模块功能包括：添加图书、修改图书、删除图书、查询图书；添加借阅记录、修改借阅记录、删除借阅记录、查询借阅记录等。
6、科研管理
科研管理模块实现了项目申请、项目实施、成果申报一系列的流程管理。
图5 科研管理功能结构图
其中计划、立项模块实现了项目立项报告填写、提交申请、审批到通过正式立项的过程，经批准的项目及信息自动记录到实施项目清单中。
图6 计划立项功能模块图
项目实施模块实现了对项目的过程监控，包括半年执行情况报告书、结题报告、完成确认书、总结报告书、鉴定验收证书、成果鉴定验收申请表、经费总决算表等，其中半年执行情况报告书、结题报告、总结报告书以及经费总决算表需要流转审批。
图7 项目实施管理功能模块图
合同管理包括各种合同模板，如集团项目合同、技术服务合同、技术开发合同、技术转让合同、技术咨询合同及合同情况统计。经费管理实现了对经费使用额度、到拨款记录、经费使用记录的统计。成果申报内容包括：科技进步奖推荐表、科学技术成果鉴定证书、科研项目登记表及成果摘要。
7、权限管理功能设计
系统专门设计了权限管理模块，包括组织结构管理、系统权限管理、技术信息库权限管理。用户所具有的权限跟用户身份是相对应的，系统通过用户登录时的密码验证用户身份，也可固定IP地址，锁定权限。用户权限以记录的形式存放于数据库中。对信息库的控制精确到文件夹，用户的每一步操作都由权限控制，同时提供系统日志模块，记录所有系统操作。
由于本院的行业特点和所处的业内地位，很多资料是参与市场竞争的资源，属于对外保密性质，要解决好推广应用和数据安全保密的矛盾，为此专门研究制定了针对不同人员的不同权限层次，以保证核心技术资源的保密。
8 扩展模块功能
整个系统以Leading Info-Channel作为二次开发平台，可以很方便地实现与其他系统的链接。对于其他公司的产品，程序以及数据库都是完全独立的，如能提供数据库接口的，可以进行二次开发实现数据共享。
该系统目前成功地与容创达工程图档管理系统连接，将容创达工程图档管理系统链接到信息资源管理系统中，作为一个完全独立的子系统。其他已有系统也可以通过这种方式进行链接。目前分别建立了与中国期刊网CNKI、科技信息网、英文学习网的网络联系。今年10月与本院自主开发的办公平台实现了无缝跳转。
二、系统的推广应用
系统软件开发完成，只是完成了课题工作的一半，技术信息资源管理系统的成功与否，还有很大一部分取决于它是否可以得到推广应用。而软件尤其是管理软件的推广应用更是一个难点。为此我们集中时间，专门对软件进行了数据初始化，对核心应用人员进行了系统的培训和辅导，发现问题及时与软件公司沟通。在系统推广期间，我们特别制定了有力的推广措施，使其成为全员应用的工具。具体的推广措施包括：
1.建立信息员制度
根据我院技术管理现状和专业设置情况，组建了一个由系统总管理员和各部室信息员共同组成的系统管理员小组，各部室的信息员均为工程技术人员，他们都被系统赋予了相应的权限，可以随时随地做到对系统的实时更新维护。
2．合理权限设置
为保证技术资源的安全性和保密性，系统管理员对不同层次人员逐个赋予系统访问和操作的不同级别权限。
3．全方位点对点培训
直接上门服务，解决实际的应用问题。
4．信息中心消息发布；
利用信息中心的功能，系统管理员和信息员及时将各类通知、规定发布，既实现了无纸化办公又加大了信息的时效性。
5．技术信息库、图书规范管理的应用实施；
技术信息库是系统的核心内容之一，是本系统提供技术资源共享的功能模块，但必须有海量的数据做支撑，为此，我们专门集中进行了大量的数据录入。目前该模块中包括：以发文和发布信息为主的院发文件库；由各专业论文文献资料组成的文献库；以我院历来获奖项目为主构成的科研成果库；当前我院现有的软件拥有及使用情况为主的软件库；以及由我院组编的论文集、论坛文集等为主搜集来的技术成果库，此外还有由工程图片构成的图片库和反映我院现有专利情况的专利库。可以说，这些内容是工程技术人员的非常有价值的参考资料。我院授权职工可以在任何网络终端浏览。仅此一项就产生了强烈反响，发挥了技术信息库的强大作用。
科研管理的实施应用。
科研管理功能模块是本系统的核心功能模块之一，也是本系统惟一可以实现网络数据流转，最终实现科研项目管理从立项申请、项目实施、项目奖励申报和项目归档等全过程的各个环节，包括审批程序的全自动化管理。我院现有在研项目26项，其中2003年新立项7项，对这些项目的管理我们逐步尝试利用本系统提供的科研管理模块来进行控制和管理，尤其是2003年我院新立项项目，从项目申报、审批、项目合同计划、外部合作协议以及项目年中检查等管理和控制过程都原则上利用网络进行，极大的提高了我院科研项目的管理水平。
通过采取上述强有力的推广应用措施，使得信息资源库的应用达到全员使用率的70%，这些成功的经验还被行业协会推广，已有多家设计单位上门观摩学习。
三、系统的主要创新点及推广应用前景分析
2003年7月，本系统通过鉴定，确认其在以下几个方面有所创新：
1.本系统是在详细分析设计院技术科研管理内容的基础上，提出了优化的管理流程，并结合先进的信息技术研发的管理信息系统，是管理手段的一项创新。
2.技术信息库将仅对图档进行静态管理的传统模式提升到对各类技术信息资源进行全方位综合管理的更高层次，实现了技术资源高效共享，对科研项目从立项申请、项目实施、项目合同及经费、项目归档及成果申报的各个环节可实行动态远程的自动化流程控制管理，实现了零距离办公，大大提高了工作效率。
3.系统具有实用性、开放性、先进性、安全性和可推广性。
4.针对信息化管理推广应用难的问题，特别建立了一套推广应用体系。
目前该系统已基本实现了设计院科技管理的五大模块管理功能，即：技术资源管理、技术信息发布、图书规范管理、图档管理、科技项目管理，尤其是科技项目管理是一个标准化的科研项目管理系统，具有很强的推广应用价值。技术信息资源是一个积累时间越长、价值越高的系统，它的建成与应用不仅在专业技术层面上起到提高全员技术水平的作用，同时对设计院的全面信息化及企业的可持续发展起到促进作用。
