认真研究探索工程项目档案管理的规律和科学方法，对于提高工程项目科学管理水平，使之更好地为公路建设服务，具有重要的现实意义。
建立档案管理工作领导体制
公路工程项目涉及的单位工程项目或单项工程项目较多，档案形成渠道多，牵涉部门多，专业性强。为此，必须建立有效的公路工程项目档案管理领导责任制。按照隶属关系，将项目档案工作纳入工程质量行政领导人责任制，明确责任主体，主要领导负总责，分管领导为第一责任人，做到项目档案工作与项目建设工作同步安排，同步推进，同步检查。要建立项目档案工作协调机制，加强档案部门与其他业务部门之间的沟通，及时解决项目档案工作中遇到的实际问题。
健全档案管理机构
为了确保公路工程项目档案工作与项目建设同步进行，自工程建设之初，建设单位档案部门就要指导帮助督促各承建施工、监理单位建立档案资料室，选派政治素质高、责任心强的人员负责项目档案的管理。确因特殊原因档案机构一时难以建立的，必须明确专人负责项目文件材料的收集、整理和利用工作，并配备安全可靠的档案保管场所，严禁工程文件材料私存乱放。要建立“三参加、四同步”等各项档案管理制度，确保专、兼职档案员能够及时参加重要计划工作会议及各种重大设备开箱和工程的竣工验收工作，以便档案人员及时收集各种文件材料，防止文件材料散失。
确保档案的系统、完整和准确
随着招标制的全面推行，公路工程项目的管理已纳入法制化轨道。各承建施工、监理单位必须通过严格的招、投标，并签定施工合同后方可进场施工。因此，项目建设单位的档案部门要树立超前意识，不失时机地向有关领导宣传工程项目档案的重要性，引起领导的重视，争取把工程文件资料的收集、整理、归档纳入合同条款，并对竣工图的编制、形式、费用及档案管理费用作出明确规定。这样，通过双方签定合同契约这种法律形式，来有效保证文件材料的完整、准确、系统地归档。同时，运用经济手段，是保证项目档案完整的又一有效措施。建设单位的档案部门要主动与财务部门加强协调配合，把项目档案作为工程结算的重要依据之一，提高施工、监理单位对项目档案工作的重视程度。各施工、监理单位工程结算前，必须完成项目档案的移交归档工作，然后持由建设单位档案部门开具的档案移交归档证明，方可到工程财务部门进行工程结算。
提高案卷整理质量
在工作实践中发现，由于公路工程建设项目各施工、监理单位领导的重视程度不同，配备的专、兼职档案员业务素质和责任心参差不齐，虽然大多数具有较高的文化程度，但熟练掌握档案专业知识的人员却廖廖无几，他们对立卷的方法和文件材料档号的编制比较陌生，整理出的案卷质量不高，离国家标准尚有一定差距，往往在向建设单位移交时，还要返工重整，这不仅浪费了大量的人力、物力，频繁的拆卷还不利于档案的保护。为此，一方面，工程项目建设单位的档案部门应加大对承建施工、监理单位档案工作人员的培训力度，使他们尽快熟悉工程项目档案分类的方法、档号的编制、案卷的编目、整理等知识，提高业务水平；另一方面，平时要注重对承建施工、监理单位档案工作的业务指导与检查，发现问题，及时整改；三要切实提高档案人员的责任心，杜绝竣工验收前工程档案突击整卷，切实做好日常的立卷工作，保证档案的齐全、完整，防止因人员调整、时间过长而引起的资料丢失。
