在当前公路工程档案管理工作中，通常存在两大问题：施工管理与工程档案管理脱节，档案管理水平不高。如何克服这些问题，有效提高工程档案管理质量？
有意识才能确保真实
重视工程建设过程中的资料收集，提高一线档案管理人员的档案管理意识是第一步。施工过程中形成真实的内业资料，是公路竣工资料整理的基础，因此必须建立一套资料收集管理制度。建设单位应不定期地组织人员进行检查和指导，发现不完善的地方，要及时解决，同时避免以后工作中出现类似问题。
对已竣工工程的档案不符合要求的，不予计量和验收，承包人未上交合格的资料，业主应不予结算。要将竣工资料的收集和整理列入工作计划，在工程监理和工程施工招投标、评标时就要把施工组织计划中对资料的收集作为一项评分指标的要求，促进工程施工过程中对资料的收集、整理，确保工程资料的及时性和真实性。
重视自然材料的归档
从立项、设计、批复、招投标、工程质量监督、施工监理到工程验收等，工程建设中，依次形成的一系列自然材料，应及时进行归档。
首先，要做好施工准备阶段的资料整理，熟悉设计施工图、设计说明；填写工程施工安全开工前条件验评表、工程质量保证体系审查表、开工报告、见证取样计划表、安全施工组织设计等资料后，找相关单位办理签字、盖章、审核的手续，然后分类存放好各种资料。
其次，要加强施工过程中收集和填报资料的力度。在施工过程中会不断购进各种材料，就需要收集每种材料的出厂合格证及有效的检测报告，有效证件的时间、数量及品种规格必须与材料进场的时间相符，钢材的标识、规格与出厂合格证相符。
按照规范标准的相应工序验收内容填写表格，不同的监理对资料的要求不完全一样，填写报验资料前应积极与监理沟通，达成一致后再进行填写。隐蔽记录与工序表应写明具体部位、工序名称、桩号、东、西侧（半幅）、南、北侧（半幅）或左、右侧（半幅），这样便于日后整理资料时更清晰、直观。
试验报告是工程资料的重要组成部分，属工程质量保证材料，应收集完整，跟资料中的桩号、时间、混凝土浇注记录、施工记录等相符合，工程中的大多数资料都相互联系，不仅相符，汇总和评定记录也需要根据试验报告进行填写。
最后，做好工程竣工资料整理，以及后续外业及相关资料的整理。工程竣工后，按工程实际重新绘制竣工图。重新绘制时，要求原图内容完整无误，修改的内容也能准确、真实地反映在竣工图上。绘制竣工图要按照建筑制图的规定和要求进行，同进参照原施工图和该专业的统一图示，必须在底图的右下角绘制竣工图图签。填写工程竣工报告、工程交工验收证书和质量保修书，必须是原件，签字、盖章手续完备；做好竣工验收会议记录。资料是体现工程建设的过程，只有真实资料的归档才能经得起历史的检查和考验，并发挥资料的实用价值。
工程建设单位组织落实形成的资料由各责任单位负责。如工程建设中的业主、施工、监理、设计等单位，各自形成的工程建设资料，必须做到谁形成谁负责，做好收集与整理，然后统一上交档案室进行集中管理归档。各参建单位应有具备相关工程专业知识，并能够适应项目文件形成的专职（或兼职）档案管理员，并保持人员及岗位稳定性。
纳入日常管理工作范畴
档案管理必须纳入合同管理，贯穿工程建设始终。监理、承包人都应根据收集、整理资料工作量的大小合理配置人员，做到资料收集与施工同准备、同进行、同完成的“三同步”，收集齐全后及时整理。负责编制竣工资料的人员，必须熟悉并参与项目建设的全过程。
根据相关规范，每种资料的形成都要将责任落实到相关的人，收集时应齐全、规范、对号入库。如监理在检查工程施工的同时应检查资料的收集、整理是否与施工同步，是否符合要求，是否进行了抽验，是否与承包人检查的结果相符等。
如果工程交工一段时间后，再向各施工监理单位收集档案资料，存在以下难题：一是短缺不少应有资料，二是缺少监理等签字盖章。由于施工监理各单位人员已离开工地而分散各地，实际上这些工作已难以真正尽到责任，最后不了了之，给工程档案资料和整个工程留下“尾巴”。
在正常情况下，我们不应在工程交工较长一段时间后才回收、归档工程档案资料。在工程款支付及时、工程档案资料已经过初验的条件下，工程交工资料至少应在工程交工同时移交业主。这样会有利于维护工程质量，也可避免日后工程档案的缺失，还有利于杜绝有人在工程资料中做手脚。
多渠道提升人员专业素质
编制公路工程资料的工作，是由建设、设计、施工、监理等单位共同完成的，为使所编制公路工程资料完整、规范，提高工程资料管理的专业性，有必要在编制竣工资料之前组织他们进行培训，邀请工程技术专业和档案技术专业的专家授课、辅导。
由于工程建设中所涉及的建设单位工作人员，档案管理知识往往不在同一水平线上。因此要及时调查了解各单位的具体情况，可以做到宣传先进，向先进学习。这样有利于提高工程档案的整体水平，也有利于提高工程管理水平。在档案管理的工作中要做到及时与上级沟通，把出现的问题及时上报，以便得到及时的解决。
另外还要加强单位与单位之间的沟通，以他人之长，补己之短，学习档案管理中的好经验。档案管理是一个漫长的过程，在工作中，各职能部门要对自己的档案管理做到定时定项检查，并召开专题会议，总结经验，加强学习，这样不仅能提高档案管理水平和档案管理人员的素质，还能及时解决各种新问题。
